Możesz wierzyć lub nie, ale wielu pracowników myśli, że podróże służbowe to po prostu darmowe wakacje, ale zawsze jest jakiś cel i nigdy nie jest nim impreza. To, że jesteś poza biurem i być może poza zasięgiem czujnego oka szefa lub menedżera, nie oznacza, że możesz pozwolić sobie na obniżenie standardów.
Zbyt często brakuje skupienia na celu samego wyjazdu, a wielu pracowników postrzega go raczej jako zabawę niż okazję biznesową. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku młodszych zespołów, ale nawet dla menedżerów i doświadczonych dyrektorów może to być problem, chociaż naprawdę powinni wiedzieć lepiej.
Warto przypomnieć pracownikom, że tylko dlatego, że są poza siedzibą, nadal reprezentują firmę i te same standardy, które są oczekiwane w biurze, nadal obowiązują w podróży.
Naukowcy zbadali najczęstsze błędy popełniane przez pracowników w podróży służbowej oraz sposoby ich unikania.
Okazało się, że wielu menedżerów traktuje podróże służbowe jako szansę na odreagowanie z dala od domu i dla wielu z nich prowadzi to do obniżenia standardów zawodowych.
Zidentyfikowane problemy obejmowały zarówno brak właściwego przygotowania do spotkań i niejasne określenie celów podróży, jak i straszne upijanie się, późne przychodzenie na spotkania i wyczuwanie zapachu alkoholu.
1. Bycie niedostatecznie przygotowanym
Przygotowanie jest kluczem do udanej podróży służbowej, więc upewnij się, że orientujesz się, planujesz i piszesz plan podróży z wyprzedzeniem.
Innym właściwym środkiem ostrożności jest wcześniejsze wydrukowanie wszelkich istotnych dokumentów, ponieważ sieć Wi-Fi może być zawodna, a także potwierdzenie planów przed wyjazdem, aby uniknąć straty czasu i kosztownych odwołań.
2. Rezerwacja kiepskiego hotelu
Przeczytaj mnóstwo recenzji online, aby wybrać najlepszy hotel dla swoich potrzeb, ale rozważ skontaktowanie się z nimi bezpośrednio, aby uzyskać lepszą cenę, i sprawdź lokalizację; nie zatrzymuj się poza utartymi szlakami, aby potem spędzić poranki tkwiąc w lokalnym ruchu ulicznym.
3. Robienie złego pierwszego wrażenia
Aby nie dać się zepchnąć na złą drogę, ubierz się odpowiednio; znaj kontekst, aby uniknąć swobodnego stylu, gdy konieczny jest formalny lub odwrotnie. Przywitaj się mocnym, ale przyjaznym uściskiem dłoni i uśmiechem, aby pokazać kluczową pewność siebie i szacunek.
Przede wszystkim nie przesadzaj w hotelowym barze w noc poprzedzającą ważne spotkanie, ponieważ późne pojawienie się, kac i zapach piwa na pewno nie zrobią wrażenia.
4. Błędne dobieranie posiłków
Wykorzystaj recenzje online, aby zabrać gospodarza do restauracji z odpowiednią atmosferą i kuchnią, aby rozpocząć owocną współpracę, ale unikaj stołowania się w drogich restauracjach z gwiazdkami Michelin lub opróżniania hotelowego minibaru i zamawiaj obsługę pokojową tylko w ostateczności.
Wskazane jest również zjedzenie śniadania w hotelu, aby zyskać na czasie; nie pomijaj tego posiłku i nie bądź niedożywiony na czekający cię pracowity dzień.
5. Zapominanie o paragonach
Podróże służbowe nie powinny uderzać pracowników po kieszeni, więc zachowaj wszystkie odpowiednie rachunki, aby przekazać je do księgowości; jeśli polityka firmy nie przewiduje pełnego zwrotu wydatków, można je wykorzystać do osobistych odliczeń podatkowych.
6. Bycie nieproduktywnym
Nigdy nie zapominaj, że podróż ma charakter biznesowy, a nie wypoczynkowy – trzymaj się planu podróży, bo inaczej nie uda się zrealizować dziennego planu. Nie trać czasu na drobne zadania, które można wykonać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, kiedy inne priorytety związane z bezpośrednią rozmową są bardziej naglące.
Może to być świetny pomysł, aby zabrać klienta na posiłek lub drinka, ale to nie znaczy, że można się upić. Pamiętaj, aby zawsze zachowywać się profesjonalnie.
7. Pozostawanie w strefie komfortu
Prowadzenie działalności w nowym miejscu to doskonała okazja do nawiązania kontaktów z potencjalnymi nowymi klientami lub współpracownikami oraz do poszukiwania możliwości rozwoju osobistego.
Najważniejsza wskazówka to upewnienie się, że masz w kurtce lub torbie odpowiednią ilość wizytówek.
8. Przepracowanie
Spędzenie nocy lub kilku w podróży służbowej nie powinno oznaczać wydłużenia regularnych godzin pracy; zaniedbanie snu, jedzenia czy wody nie tworzy zdrowego umysłu biznesowego.
Oczywiście priorytetem pozostaje agenda firmy, ale może warto rozważyć przyjrzenie się lokalnym opcjom rozrywki podczas wieczoru.
